Presentasi Bahasa Inggris: Status Update Proyek

Presentation SkillsStatus Updates

Setelah lesson ini kamu bisa menyampaikan status update proyek dalam satu sampai dua menit: status, progres, risiko, dan langkah berikutnya, lalu meminta keputusan yang kamu butuhkan.

Status dulu, detail belakangan

Di rapat mingguan, atasan biasanya ingin tahu satu hal dulu: proyeknya aman atau tidak? Jawab itu di kalimat pertama. Setelah itu baru rinciannya:

Status: on track, at risk, atau behind schedule
Progress: apa yang sudah selesai sejak update terakhir
Risks & issues: apa yang bisa atau sudah mengganggu
Next steps: siapa melakukan apa, kapan, dan keputusan apa yang kamu butuhkan

ANALOGI GOGO

Laporan arus mudik di TV selalu dibuka dengan kondisi jalan: "Tol Cikampek pagi ini ramai lancar." Baru setelah itu rinciannya: berapa ribu mobil sudah lewat, titik mana yang mulai padat, dan jam berapa contraflow dibuka. Penonton yang cuma menangkap kalimat pertama pun sudah tahu kondisinya. Status update proyek memakai urutan yang sama: status dulu, lalu progres, risiko, dan langkah berikutnya.

In short, the project is on track for a March launch.Singkatnya, proyek ini sesuai jadwal untuk diluncurkan bulan Maret.
Overall, we're on track, but there's one risk I'd like to flag.Secara umum kita sesuai jadwal, tapi ada satu risiko yang ingin saya sampaikan.
We're about two weeks behind schedule because the permit came late.Kita terlambat sekitar dua minggu dari jadwal karena izinnya keluar terlambat.

Warna	Status	Artinya
Hijau	on track	sesuai jadwal
Kuning	at risk	masih berjalan, tapi terancam meleset
Merah	behind schedule / off track	sudah terlambat atau melenceng dari rencana

Kesalahan umum: Our project is on the track. → Our project is on track.

On track (sesuai jadwal) tidak memakai the. Kalau ada the right, artinya lain lagi: on the right track berarti arahnya sudah benar.

Progres: sudah, sedang, belum

Saat melaporkan progres, kata "sudah", "sedang", dan "belum" punya pasangan tense masing-masing. Hasil yang sudah beres, tanpa menyebut kapan, pakai present perfect (have/has + V3). Atasan peduli hasilnya sekarang, bukan tanggal persisnya.

Since our last update, we've opened two new stores.Sejak update terakhir, kita sudah membuka dua toko baru.
We've completed about seventy percent of the work.Kita sudah menyelesaikan sekitar tujuh puluh persen pekerjaan.
The IT team is still testing the payment system.Tim IT masih menguji sistem pembayaran.
We haven't received the final design yet.Kita belum menerima desain finalnya.

Indonesia	English	Contoh
sudah	have/has + V3	We've finished the design.
sedang	am/is/are + V-ing	We're testing the app with twenty users.
belum	haven't/hasn't + V3 + yet	We haven't signed the contract yet.
akan	will / be going to	We'll launch the app in May.

Kesalahan umum: We already finish the design. → We've already finished the design.

"Sudah" tidak cukup diterjemahkan already. Kata kerjanya juga harus berubah: have finished. Kalau kamu menyebut waktunya, pakai past simple: We finished the design last week.

Tips:

Pakai angka supaya progresmu bisa diukur. Almost done masih samar, sedangkan three of the five stores are ready langsung jelas.

Risk vs issue: belum terjadi atau sudah terjadi?

Dua kata ini sering tertukar, karena dalam bahasa kita keduanya sering disebut "masalah". Risk adalah hal yang mungkin terjadi nanti. Issue adalah masalah yang sudah terjadi sekarang. Saat menyebut risk, sertakan cara mencegahnya. Saat menyebut issue, sertakan langkah perbaikannya.

ANALOGI GOGO

Ban motor yang mulai gundul itu risk: belum bocor, tapi bisa bocor kapan saja, jadi kamu menggantinya sebelum perjalanan jauh. Ban yang sudah kempis di tengah jalan itu issue: masalahnya sudah terjadi dan harus ditangani sekarang. Jadi risk dibicarakan dengan might atau there's a risk that… plus rencana pencegahan, sedangkan issue dengan fakta hari ini dan langkah perbaikannya.

There's a risk that the shipment will arrive late.Ada risiko kirimannya datang terlambat.
If it rains next week, we might lose two working days.Kalau minggu depan hujan, kita bisa kehilangan dua hari kerja.
To reduce this risk, we've found a backup supplier.Untuk mengurangi risiko ini, kami sudah mendapatkan pemasok cadangan.
The main issue right now is the slow server.Masalah utama saat ini adalah server yang lambat.

Aspek	Risk (mungkin terjadi)	Issue (sudah terjadi)
Menyebutnya	There's a risk that… / If…, we might…	The main issue right now is…
Rencananya	To reduce this risk, we're going to…	We're working on a fix.

Kesalahan umum: There is a risk of the vendor is late. → There's a risk that the vendor will be late.

Setelah risk of, pakai kata benda atau -ing: a risk of delay, a risk of missing the deadline. Kalau mau kalimat lengkap dengan pelaku dan kata kerja, pakai risk that.

Langkah berikutnya & keputusan yang dibutuhkan

Tutup status update dengan langkah berikutnya: siapa melakukan apa, dan kapan. Kalau kamu butuh sesuatu dari audiens, misalnya persetujuan atau tambahan anggaran, minta dengan jelas di bagian akhir. Ini call to action yang sama seperti di Unit 1, versi rapat mingguan.

Next week, [person] will… By [date], we'll… What we need from you today is… Could we get your approval by…?

Next week, Budi will test the new payment system.Minggu depan, Budi akan menguji sistem pembayaran baru.
By the end of May, we'll open the first two stores.Paling lambat akhir Mei, kita akan membuka dua toko pertama.
What we need from you today is a decision on the extra budget.Yang kami butuhkan dari Anda hari ini adalah keputusan soal tambahan anggaran.
Could we get your approval by Friday?Bisakah kami mendapat persetujuan Anda paling lambat hari Jumat?

Kesalahan umum: We need your approval until Friday. → We need your approval by Friday.

By artinya paling lambat. Until artinya terus berlangsung sampai hari itu, misalnya The office is closed until Friday. Untuk tenggat, pakai by.

Tips:

Kalimat terakhir yang kuat merangkum semuanya: So, we're on track, with one risk and one decision needed. Semua orang keluar rapat dengan gambaran yang sama.

Contoh presentasi yang bisa kamu tiru

Situasi:

Kamu memimpin proyek aplikasi absensi baru di kantor. Rekam status update 60–90 detik untuk rapat manajemen dengan data ini:

Target peluncuran 1 Juli, masih sesuai jadwal
Sudah selesai: desain dan uji coba dengan 30 karyawan
Risiko: tim IT kekurangan satu orang selama Juni
Rencana: pinjam satu programmer dari tim lain
Butuh dari manajemen: persetujuan pelatihan untuk semua karyawan, paling lambat Jumat

Here's a quick update on the new attendance app. In short, we're on track to launch on July first. Since our last update, we've finished the design, and we've tested the app with thirty employees. Most of them found it easy to use. There's one risk I'd like to flag. Our IT team will be one person short in June, so there's a risk that the final testing will take longer. To reduce this risk, we're going to borrow a programmer from the mobile team. Next week, Dimas will prepare a short user guide. What we need from you today is approval for a training session for all employees. Could we get your approval by Friday? Thank you.

Cek sebelum kirim:

Kalimat pertama menyebut status (on track / at risk / behind schedule)
Progres memakai present perfect (we've finished, we've tested)
Risiko disebut dengan "There's a risk that…" atau "might", plus rencana pencegahannya
Ada langkah berikutnya: siapa, melakukan apa, kapan
Ditutup dengan permintaan yang jelas dan tenggat (by Friday)

Kalimat untuk dilatih

Here's a quick update on the Bandung branch. Overall, we're on track to open in June. There's one risk: the furniture might arrive late. What we need from you today is approval for the extra budget.

Kosakata penting

Kata / frasa	Arti	Contoh kalimat
status updatekata benda	laporan perkembangan	I'll give a quick status update on the Bali project.
on trackfrasa	sesuai jadwal	The new website is on track for a June launch.
behind schedulefrasa	terlambat dari jadwal	We're one week behind schedule.
ahead of schedulefrasa	lebih cepat dari jadwal	The design team is ahead of schedule.
at riskfrasa	terancam meleset atau gagal	The launch date is at risk because of the permit.
milestonekata benda	tahap penting proyek	Our next milestone is the pilot in Bandung.
riskkata benda	risiko (mungkin terjadi)	There's a risk that the supplier will be late.
issuekata benda	masalah (sudah terjadi)	The main issue right now is the slow server.
flagkata kerja	menyampaikan atau menandai (risiko, masalah)	I'd like to flag one risk.
next stepskata benda	langkah berikutnya	Let me finish with our next steps.

Ringkasan

Buka dengan status dalam satu kalimat (on track, at risk, behind schedule), lalu progres, risiko, dan langkah berikutnya.
Progres: we've finished (sudah), we're testing (sedang), we haven't… yet (belum). Risk belum terjadi, issue sudah terjadi.
Tutup dengan langkah berikutnya (siapa, apa, kapan) dan permintaan yang jelas: We need your approval by Friday.

Latihan langsung, gratis

Latih langsung di aplikasi: soal dengan pembahasan, rekam suaramu, dan cek tulisanmu dengan Gogo Check. Gratis, bisa offline.

Buka latihan di aplikasi