Speaking Bahasa Inggris: Menjelaskan Masalah & Minta Bantuan

Speaking & PronunciationExplaining a Problem & Asking for Help

Setelah lesson ini kamu bisa menjelaskan masalah kerja dengan runtut, lalu minta bantuan dengan sopan dan spesifik, misalnya ke tim IT atau rekan yang lebih senior.

Empat bagian laporan masalah

"Laptop saya error, tolong dibantu" membuat tim IT harus bertanya berkali-kali sebelum bisa bergerak. Masalah yang dijelaskan runtut bisa dibantu jauh lebih cepat.

Urutannya:

Apa masalahnya: I'm having a problem with…
Sejak kapan: It started this morning.
Apa yang sudah kamu coba: I've already restarted it, but…
Bantuan apa yang kamu perlukan: Could you take a look at it?

I'm having a problem with [apa]. It started [kapan]. I've already [V3], but [hasilnya]. Could you [bantuan]?

ANALOGI GOGO

Bayangkan kamu ke dokter dan cuma bilang "Dok, saya sakit." Dokternya pasti balik bertanya: sakit apa, sejak kapan, sudah minum obat apa? Pasien yang bilang "Demam sejak Senin malam, sudah minum paracetamol, tapi panasnya naik lagi" bisa langsung ditangani. Melapor ke tim IT atau atasan juga begitu: sebut gejalanya, sejak kapan, dan apa yang sudah dicoba, baru minta bantuan.

I'm having a problem with my email. I can't send any messages.Email saya bermasalah. Saya tidak bisa mengirim pesan apa pun.
It started this morning, after the system update.Mulainya tadi pagi, setelah update sistem.
I've already restarted my laptop twice, but it didn't help.Saya sudah dua kali restart laptop, tapi tidak membantu.
Could you take a look at it when you have a minute?Bisa tolong dicek kalau kamu ada waktu sebentar?

Tips:

Bagian "apa yang sudah dicoba" paling sering dilewatkan. Padahal bagian ini menghemat waktu orang yang membantumu: dia tidak perlu menyuruhmu restart lagi.

Menggambarkan masalah: won't, keeps, can't

Kebanyakan masalah di kantor bisa dijelaskan dengan tiga pola ini:

won't + V1 = tidak mau, padahal sudah dicoba: The printer won't turn on.
keeps + V-ing = terjadi terus-menerus: My laptop keeps freezing.
can't + V1 = kamu tidak bisa melakukan sesuatu: I can't log in.

English	Arti
It won't turn on.	Tidak mau menyala.
It keeps crashing.	Aplikasinya terus crash (menutup sendiri).
The screen is frozen.	Layarnya macet (hang).
I get an error message when I open it.	Muncul pesan error waktu dibuka.
The internet is down.	Internetnya mati.
The file won't open.	File-nya tidak bisa dibuka.

Kesalahan umum: My laptop is error. → My laptop isn't working.

Di English, error itu kata benda, jadi tidak bisa langsung ditempel setelah is. Sebut gejalanya: it isn't working, it keeps freezing, atau I'm getting an error message.

Tips:

Bacakan pesan error-nya persis seperti di layar, atau kirim screenshot. Dari satu kalimat itu, tim IT sering sudah bisa menebak masalahnya.

Minta bantuan: cek waktu dulu, lalu spesifik

Sebelum minta tolong, tanyakan dulu apakah orangnya sempat: Do you have a minute? Lalu sebut bantuannya dengan jelas. Can you help me? saja membuat orang menebak-nebak apa yang kamu butuhkan.

Makin besar bantuannya, atau makin senior orangnya, makin halus kalimatnya:

Situasi	Kalimat
Bantuan kecil, ke rekan satu tim	Can you take a look at this?
Netral, aman ke siapa saja	Could you help me with this formula?
Lebih sopan, untuk senior atau bantuan besar	Would you mind checking my report?
Paling halus	I was wondering if you could help me with the presentation.

Kesalahan umum: Would you mind to check my report? → Would you mind checking my report?

Setelah mind, kata kerjanya pakai -ing: mind checking, mind sending. Hati-hati juga dengan jawabannya: No, not at all justru berarti "tidak keberatan, saya bantu".

Tips:

Ucapkan Could you…? dengan nada naik ↗ di akhir, seperti yes/no question lain. Kalau nadanya datar, permintaanmu kesannya seperti perintah.

Saat dibantu: ulangi langkahnya, lalu berterima kasih

Saat seseorang menjelaskan cara memperbaikinya, ulangi langkah-langkahnya dengan kata-katamu sendiri. Dengan begitu, kalian berdua yakin tidak ada yang terlewat.

Kalau ada yang belum jelas, minta diulang bagian itu saja, bukan semuanya.

So first I …, and then I … . Is that right?

So first I clear the cache, and then I log in again. Is that right?Jadi pertama saya hapus cache, lalu login lagi. Betul begitu?
Sorry, could you show me the last step again?Maaf, bisa tunjukkan langkah terakhir sekali lagi?
Thanks, that really helps. I owe you one!Makasih, itu sangat membantu. Lain kali gantian saya yang bantu!

Tips:

Masalahnya belum beres? Tutup dengan langkah berikutnya: If it happens again, I'll send you a screenshot.

Contoh jawaban yang bisa kamu tiru

Situasi:

Situasi: aplikasi absensi di HP-mu tidak bisa dibuka sejak kemarin sore, padahal hari ini batas pengajuan lembur. Kamu menelepon Fajar dari tim IT. Rekam bagianmu (30–45 detik): jelaskan masalahnya dengan empat bagian, lalu minta bantuan dengan sopan.

Hi Fajar, it's Intan from the sales team. Do you have a minute? … Great, thanks. I'm having a problem with the attendance app on my phone. It won't open. It shows a white screen and then closes. It started yesterday afternoon. I've already restarted my phone and reinstalled the app, but it didn't help. Today is the deadline for overtime requests, so could you take a look at it this morning? Thanks a lot!

Cek sebelum kirim:

Membuka dengan sapaan dan cek waktu (Do you have a minute?)
Menyebut gejala dengan pola won't, keeps + -ing, atau can't
Menyebut sejak kapan dan apa yang sudah dicoba
Permintaan sopan dan spesifik (Could you… / Would you mind…?)
Tidak memakai is error

Kalimat untuk dilatih

Hi Agus, do you have a minute? My laptop keeps freezing, and I can't open my files.
I've already restarted it twice, but it didn't help. Could you take a look at it?

Kosakata penting

Kata / frasa	Arti	Contoh kalimat
freezekata kerja	macet, hang (layar atau komputer)	My laptop keeps freezing during Zoom calls.
crashkata kerja	tiba-tiba mati atau menutup sendiri (aplikasi)	The app crashes every time I upload a photo.
error messagekata benda	pesan error	I get an error message when I open the file.
restartkata kerja	menyalakan ulang	Have you tried restarting your computer?
log infrasa	masuk ke akun atau sistem	I can't log in to the HR app.
keep doingfrasa	terus-menerus terjadi atau dilakukan	The Wi-Fi keeps dropping.
take a look atfrasa	mengecek, melihat sebentar	Could you take a look at my laptop?
Do you have a minute?frasa	Ada waktu sebentar?	Hi Agus, do you have a minute?
Would you mind…?frasa	Apakah kamu keberatan…? (diikuti V-ing)	Would you mind checking my slides?
IT supportkata benda	tim IT, bagian bantuan teknis	Please contact IT support if the problem continues.

Ringkasan

Laporkan masalah dengan urutan: gejalanya, sejak kapan, apa yang sudah dicoba, lalu bantuan yang kamu perlukan.
Pakai won't (tidak mau), keeps + -ing (terus-menerus), dan can't. Hindari is error, karena error itu kata benda.
Cek waktu dulu (Do you have a minute?), lalu minta dengan spesifik. Setelah Would you mind, pakai -ing.

Latihan langsung, gratis

Latih langsung di aplikasi: soal dengan pembahasan, rekam suaramu, dan cek tulisanmu dengan Gogo Check. Gratis, bisa offline.

Buka latihan di aplikasi