Email & Tulisan Kerja Bahasa Inggris: Struktur Email, Pembuka & Penutup

Business WritingEmail Structure, Openings & Sign-offs

Setelah lesson ini kamu bisa menyusun email kerja yang rapi: subject yang jelas, salam pembuka yang tepat, isi yang langsung ke inti, dan penutup yang pas.

Anatomi email kerja

Klien dan atasanmu membuka puluhan email sehari. Dalam beberapa detik mereka memutuskan: dibaca sekarang atau nanti. Karena itu tujuan email harus muncul di 1–2 kalimat pertama.

Email kerja yang lengkap punya 7 bagian:

Subject: ringkas dan spesifik
Greeting: Dear / Hi + nama
Opening line: satu kalimat pembuka
Body: inti pesan, paragraf pendek (2–3 kalimat)
Closing line: langkah berikutnya
Sign-off: Best regards, Kind regards, dll.
Signature: nama, jabatan, perusahaan, nomor telepon

Subject: Meeting confirmation – Thursday, 12 June Dear Ms. Tan, I hope you are doing well. I am writing to confirm our meeting on Thursday, 12 June, at 10 a.m. at our office on Jalan Sudirman. I have attached the agenda for your reference. Please let me know if you would like to add any topics. I look forward to meeting you. Best regards, Andi Pratama Account Manager | PT Maju Digital +62 812 3456 7890

ANALOGI GOGO

Pengumuman di stasiun KRL selalu dimulai dari yang paling penting: kereta tujuan Bogor, jalur 2, segera tiba. Info lain baru menyusul. Penumpang yang buru-buru sudah tahu harus ke mana sebelum pengumumannya selesai. Begitu juga email kerja: subject dan 1–2 kalimat pertama langsung menyebut tujuanmu, detailnya menyusul di bawah.

Tips:

Rumus subject: topik + detail penting. Jangan cuma Meeting. Tulis Meeting confirmation – Thu, 12 June, 10 a.m., jadi penerima tahu isinya tanpa membuka email.

Greeting: salam pembuka yang tepat

Salam pembuka mengikuti seberapa dekat kamu dengan penerima. Untuk perempuan, pakai Ms.: aman, karena kamu tidak perlu menebak dia sudah menikah atau belum. Untuk kontak luar negeri, pakai Mr./Ms. + nama belakang. Setelah salam selalu ada koma, lalu pindah baris.

Situasi	Greeting	Catatan
Formal, tahu nama	Dear Mr. Brown, / Dear Ms. Lim,	Mr./Ms. + nama belakang
Neutral, sudah kenal	Hi Sarah, / Hello Sarah,	Paling umum di kantor modern
Ke grup / tim	Hi team, / Hi all, / Hello everyone,	Untuk email ke banyak orang
Tidak tahu nama	Dear Hiring Manager, / Dear Customer Service Team,	Lebih baik daripada Dear Sir/Madam
Rekan akrab	Hi Dewi, / Hey Dewi,	Hey hanya untuk yang sudah akrab

Kesalahan umum: Dear Sir/Madam, (padahal kamu tahu nama penerimanya) → Dear Ms. Wijaya,

Dear Sir/Madam untuk semua email kesannya seperti surat massal, seolah kamu tidak peduli siapa penerimanya. Tahu namanya? Pakai nama. Tidak tahu? Sebut jabatan atau timnya: Dear Hiring Manager,.

Tips:

Rekan atau klien Indonesia yang namanya cuma satu kata, misalnya Sutrisno? Tulis saja Dear Mr. Sutrisno,.

Opening line, closing line & lampiran

Kalimat pembuka langsung masuk ke tujuan. Kalimat penutup memberi tahu pembaca apa langkah berikutnya: membalas, mengecek lampiran, atau datang ke rapat. Untuk lampiran, cukup pakai frasa pendek yang lazim di kantor sekarang.

I hope you are doing well.Semoga Anda dalam keadaan baik.
Thank you for your email about the new price list.Terima kasih atas email Anda tentang daftar harga baru.
I am writing to ask about the delivery schedule.Saya menulis email ini untuk menanyakan jadwal pengiriman.
Please find attached the signed contract.Terlampir kontrak yang sudah ditandatangani.
Please let me know if you have any questions.Silakan kabari saya jika ada pertanyaan.

Kesalahan umum: Hereby I attach the invoice for your kind perusal. → Please find attached the invoice. / I have attached the invoice.

Hereby itu bahasa akta dan kontrak, sedangkan for your kind perusal sudah lama ditinggalkan. Di email cukup tulis Please find attached… atau I've attached….

Tips:

Satu email, satu tujuan utama. Ada dua topik yang tidak berhubungan? Kirim dua email dengan subject berbeda, supaya keduanya mudah dicari dan dibalas.

Sign-off: salam penutup

Sign-off cukup diberi huruf besar di kata pertama saja, lalu koma. Namamu ditulis di baris berikutnya. Pilih yang sesuai dengan kedekatanmu dengan penerima:

Sign-off	Nuansa	Kapan dipakai
Sincerely,	sangat formal	surat lamaran, surat resmi
Kind regards,	formal–neutral	klien, orang yang belum akrab
Best regards,	neutral	paling aman untuk hampir semua email kerja
Best, / Thanks,	neutral–casual	rekan kerja, email singkat
Cheers,	casual	rekan akrab (umum di UK & Australia)

Kesalahan umum: Best Regard, → Best regards,

Regards di sini selalu jamak, jadi pakai -s, dan ditulis dengan huruf kecil.

Tips:

Setelah look forward to, kata kerjanya pakai -ing: I look forward to hearing from you, bukan to hear. To di sini kata depan (preposition), bukan bagian dari to + verb.

Contoh tulisan yang bisa kamu tiru

Situasi:

Kamu Andi Pratama, Account Manager di PT Maju Digital. Tulis email ke klien baru, Ms. Rachel Tan (Singapura), untuk mengonfirmasi meeting perkenalan hari Selasa, 17 Juni, jam 14.00 WIB via Zoom. Lampirkan agenda. Lengkapi dengan subject, greeting, opening line, body, closing line, sign-off, dan signature.

Subject: Introductory meeting – Tuesday, 17 June, 2 p.m. (WIB) Dear Ms. Tan, I hope you are doing well. I am writing to confirm our introductory meeting on Tuesday, 17 June, at 2 p.m. Jakarta time (3 p.m. Singapore time) via Zoom. Please find attached the agenda for the meeting. I will send you the Zoom link one day before the call. Please let me know if you have any questions or would like to add any topics. I look forward to speaking with you. Best regards, Andi Pratama Account Manager | PT Maju Digital +62 812 3456 7890

Cek sebelum kirim:

Subject spesifik (topik + tanggal)
Greeting: Dear Ms. Tan,
Tujuan email muncul di kalimat pertama atau kedua
Menyebut lampiran dengan Please find attached… atau I have attached…
Ada closing line, sign-off (Best regards,) dan signature lengkap

Kalimat untuk dilatih

Dear Ms. Wijaya, I hope you are doing well. I am writing to confirm our meeting on Monday at two p.m.

Kosakata penting

Kata / frasa	Arti	Contoh kalimat
subject linekata benda	baris subjek email	Keep your subject line short and specific.
greetingkata benda	salam pembuka	A short greeting like Hi Sarah works well with colleagues.
sign-offkata benda	salam penutup	Best regards is a safe sign-off for most work emails.
signaturekata benda	tanda tangan email (nama, jabatan, kontak)	Add your phone number to your email signature.
attachmentkata benda	lampiran	The attachment is too large to send.
recipientkata benda	penerima	Check the recipient before you click Send.
CCkata kerja	menembuskan (carbon copy)	Please CC my manager on your reply.
regardingpreposisi	mengenai, perihal	I am writing regarding your order.
look forward to (+ -ing)frasa	menantikan	I look forward to working with you.
for your referencefrasa	sebagai acuan/referensi Anda	I have attached last year's report for your reference.

Ringkasan

Urutan email: Subject → Greeting → Opening → Body → Closing line → Sign-off → Signature. Tujuanmu muncul di 1–2 kalimat pertama.
Tahu nama penerima? Pakai namanya (Dear Ms. Tan,). Ganti Hereby I attach dengan Please find attached….
Sign-off paling aman: Best regards, atau Kind regards,. Setelah look forward to, pakai kata kerja -ing.

Latihan langsung, gratis

Latih langsung di aplikasi: soal dengan pembahasan, rekam suaramu, dan cek tulisanmu dengan Gogo Check. Gratis, bisa offline.

Buka latihan di aplikasi