Email & Tulisan Kerja Bahasa Inggris: Menolak dengan Sopan

Business WritingSaying No Politely

Setelah lesson ini kamu bisa menolak permintaan, undangan, atau tawar-menawar harga dengan sopan dan jelas, tanpa merusak hubungan.

Struktur menolak: The Polite No

Penolakan yang baik itu jelas tapi hangat. Pakai 5 langkah di bawah. Alasannya cukup satu kalimat, karena alasan yang panjang malah kelihatan dicari-cari.

Appreciate → Say no (softened) → Short reason → Alternative → Positive close Hi Kevin, Thanks for thinking of me for the product launch committee. Unfortunately, I won't be able to join this time. I'm leading the year-end audit until the end of December. However, I'd be happy to review your launch plan in January if that helps. Good luck with the launch! Best, Maya

ANALOGI GOGO

Pernah lihat Google Maps saat jalan di depan ditutup? Aplikasinya tidak cuma bilang "jalan ditutup", tapi langsung memberi rute lain, jadi kamu tetap sampai tujuan. Email penolakan juga begitu: katakan tidak dengan jelas, lalu tawarkan jalan lain, misalnya waktu lain, orang lain, atau opsi lain.

Softeners: melunakkan kata tidak

Softener (kata pelunak) membuat penolakanmu tetap menghargai lawan bicara, tanpa mengubah jawabannya. Tidak tetap tidak, hanya disampaikan dengan lebih halus.

Terlalu blunt	Sopan & jelas
No.	Unfortunately, I won't be able to…
We can't do that.	I'm afraid we're not able to do that.
I don't want to join.	I'd love to, but I already have a commitment that day.
Impossible.	That won't be possible this time.
Your price is too high.	The price is a little above our budget at the moment.

Kesalahan umum: I can't to join the meeting. → I can't join the meeting. / I won't be able to join the meeting.

Setelah can/can't langsung kata kerja dasar, tanpa to. To baru muncul di pola be able to: I won't be able to join.

Jangan terlalu samar!

Karena sungkan, kita sering menulis I'll try, Maybe, atau I'll see padahal maksudnya tidak bisa. Rekan dari luar negeri membacanya sebagai ya, lalu kecewa saat kamu tidak datang atau tugasnya tidak dikerjakan.

Jadi kalau jawabannya tidak, tulis tidak dengan sopan, lalu tawarkan alternatif.

ANALOGI GOGO

Jawaban samar itu mirip driver ojol yang tidak membatalkan pesanan padahal tidak akan datang. Kamu terus menunggu, lalu telat. Driver yang langsung membatalkan justru menolongmu, karena kamu bisa segera pesan yang lain. Begitu juga I'll try yang maksudnya tidak: penolakan yang jelas memberi orang kesempatan mencari jalan lain.

I'm afraid I can't take on any new projects this month.Mohon maaf, saya tidak bisa menerima proyek baru bulan ini.
That deadline won't be possible for us, but we can deliver by 20 May.Deadline itu tidak memungkinkan bagi kami, tapi kami bisa mengirim paling lambat 20 Mei.
Thank you for your proposal. After careful consideration, we have decided not to move forward.Terima kasih atas proposalnya. Setelah pertimbangan matang, kami memutuskan untuk tidak melanjutkan.

Kesalahan umum: I will try to come, maybe. I'll see. → Unfortunately, I won't be able to come on Friday. Could we meet on Monday instead?

Jawaban yang jelas plus alternatif membuat orang bisa langsung menyusun rencana. Jawaban samar membuatnya menunggu, dan lama-lama orang sulit percaya pada janjimu.

Tawarkan alternatif

Alternatif mengubah tidak menjadi tidak dengan cara itu, tapi bisa dengan cara ini. Hubungan tetap terjaga, terutama dengan klien.

However, I could join for the first 30 minutes.Namun, saya bisa ikut 30 menit pertama.
Would next Tuesday work instead?Bagaimana kalau Selasa depan saja?
What we can do is offer free delivery.Yang bisa kami lakukan adalah memberi gratis ongkos kirim.
Rina from the finance team might be able to help you with this.Rina dari tim finance mungkin bisa membantu soal ini.

Tips:

Klien minta diskon yang tidak bisa kamu beri? Jangan buru-buru menurunkan harga. Tawarkan nilai tambah: free delivery, revisi tambahan, garansi lebih panjang, atau termin pembayaran yang lebih longgar.

Contoh tulisan yang bisa kamu tiru

Situasi:

Kamu Adit Nugroho, Sales Manager di AppWorks Indonesia (software house). Klien lama, Ms. Jessica Wong, meminta diskon 30% untuk proyek aplikasi baru dan ingin aplikasinya selesai dalam 1 bulan (normalnya 3 bulan). Tulis email untuk menolak kedua permintaan itu dengan sopan, beri alasan singkat, dan tawarkan alternatif (misalnya diskon loyalitas 10% dan versi dasar dalam 6 minggu).

Subject: Re: New app project – timeline and pricing Dear Ms. Wong, Thank you for considering us again for your new app project. We really enjoy working with your team. Unfortunately, we are not able to offer a 30% discount, as our price already includes full testing and three months of support. I'm also afraid that one month is not enough time to build the full app with the quality you expect. However, here is what we can do: we can offer a 10% loyalty discount, and we can release a basic version with the main features within six weeks. The full app would follow one month later. Would you be available for a short call this week to discuss these options? Kind regards, Adit Nugroho Sales Manager | AppWorks Indonesia

Cek sebelum kirim:

Dibuka dengan apresiasi (Thank you for…)
Penolakan jelas dengan softener (Unfortunately / I'm afraid)
Alasan singkat dan masuk akal
Minimal satu alternatif konkret
Penutup positif yang membuka diskusi

Kalimat untuk dilatih

Thanks for thinking of me. Unfortunately, I won't be able to join this time, but I'd be happy to help next month.

Kosakata penting

Kata / frasa	Arti	Contoh kalimat
declinekata kerja	menolak (formal)	We have to decline your invitation this time.
turn downfrasa	menolak	She turned down the job offer because of the location.
I'm afraidfrasa	mohon maaf / sayangnya (pelunak)	I'm afraid we can't change the price.
commitmentkata benda	komitmen, acara/janji lain	I have another commitment on Friday afternoon.
alternativekata benda	alternatif, pilihan lain	Can I suggest an alternative?
insteadkata keterangan	sebagai gantinya	Could we meet on Monday instead?
take onfrasa	menerima/mengambil (pekerjaan)	I can't take on another project right now.
budgetkata benda	anggaran	The quote is above our budget.
move forwardfrasa	melanjutkan (proses/kerja sama)	We have decided not to move forward with the proposal.
considerationkata benda	pertimbangan	After careful consideration, we chose another vendor.

Ringkasan

The Polite No: Appreciate → Say no (softened) → Short reason → Alternative → Positive close.
Pakai pelunak (Unfortunately, I'm afraid, I'd love to, but…), tapi jangan samar seperti I'll try atau maybe kalau maksudnya tidak.
Usahakan selalu ada alternatif: waktu lain, orang lain, atau nilai tambah.

Latihan langsung, gratis

Latih langsung di aplikasi: soal dengan pembahasan, rekam suaramu, dan cek tulisanmu dengan Gogo Check. Gratis, bisa offline.

Buka latihan di aplikasi