Email & Tulisan Kerja Bahasa Inggris: Notulen, Laporan & Ringkasan

Business WritingMeeting Notes, Reports & Summaries

Setelah lesson ini kamu bisa menulis notulen meeting, action items, ringkasan laporan, dan recap yang jelas dan bisa dipahami sekali baca.

Format notulen (meeting notes)

Notulen bukan transkrip. Pembacanya tidak perlu tahu siapa bilang apa selama satu jam. Mereka butuh keputusan dan siapa mengerjakan apa, kapan. Tulis dalam kalimat pendek dan poin, seperti contoh di bawah.

Meeting: Q3 Marketing Plan Date: Tuesday, 8 July Attendees: Rina (chair), Tom, Agus, Lisa Key points: - The social media budget will increase by 15%. - The Bandung event is moved to September. Decisions: - Focus on TikTok and Instagram Reels for Q3. Action items: - Tom to send the new budget plan by Friday, 11 July. - Lisa to book the venue in Bandung by 18 July. - Agus to brief the design agency next week. Next meeting: Tuesday, 22 July, 10 a.m.

ANALOGI GOGO

Pelayan rumah makan tidak mencatat obrolan di mejamu. Di kertas pesanannya cuma ada "meja 4: 2 nasi goreng, 1 es teh manis", dan dapur langsung tahu harus memasak apa. Notulen juga begitu: rapatnya boleh panjang, tapi yang ditulis cukup hasilnya, yaitu keputusan dan siapa mengerjakan apa, kapan.

Tips:

Kirim notulen paling lambat 24 jam setelah meeting, selagi semua orang masih ingat isinya.

Bahasa action items & gaya ringkas

Bahasa notulen itu telegraphic (dipadatkan): a/the dan kata kerja bantu seperti is atau was sering dibuang. Cukup tulis Budget approved, tidak perlu The budget was approved.

Untuk action item, pola yang paling umum: Nama + to + verb + apa + by + kapan. Tom to send… artinya Tom yang bertugas mengirim.

[Name] to [verb] [what] by [when]. Tom to send the budget plan by Friday.

Agus to contact the vendor by Wednesday.Agus menghubungi vendor paling lambat Rabu.
Agreed: The launch date stays on 1 August.Disepakati: tanggal peluncuran tetap 1 Agustus.
Decision postponed until the next meeting.Keputusan ditunda sampai meeting berikutnya.
Budget approved: Rp 50 million.Anggaran disetujui: Rp 50 juta.

Kesalahan umum: We discussed about the new budget. → We discussed the new budget.

Discuss sudah berarti "membahas", jadi langsung diikuti hal yang dibahas, tanpa about. Kesalahan ini muncul karena kita menerjemahkan "diskusi tentang" kata per kata. Yang memang butuh about adalah talk about.

Ringkasan & laporan: BLUF

BLUF singkatan dari Bottom Line Up Front: kesimpulan atau angka terpenting ditaruh di kalimat pertama, detailnya menyusul. Alasannya sederhana, atasan sering cuma membaca dua baris pertama.

Saat menulis angka, perhatikan kata depannya (preposition): by untuk besarnya perubahan, to untuk angka akhirnya.

ANALOGI GOGO

Bayangkan naik lift di gedung kantor. "Naik tiga lantai" menyebut jarak yang kamu tempuh, sedangkan "naik ke lantai 12" menyebut tempat kamu berhenti. Angka di laporan dibaca dengan cara yang sama: by untuk jaraknya (increased by 12%), to untuk titik akhirnya (grew to 25,000).

In summary, Q2 revenue grew by 8%, mainly thanks to online sales.Singkatnya, pendapatan Q2 naik 8%, terutama berkat penjualan online.
Key takeaway: we need two more designers to meet the deadline.Poin utama: kita butuh dua desainer lagi untuk mengejar deadline.

Naik	Turun	Contoh
increase / rise / grow	decrease / fall / drop	Sales increased by 12%.
by + selisih	by + selisih	Costs fell by Rp 5 million.
to + angka akhir	to + angka akhir	Users grew to 25,000.
from … to …	from … to …	Revenue rose from Rp 1 billion to Rp 1.3 billion.

Kesalahan umum: Sales increase 10% from last month. → Sales increased by 10% compared to last month.

Ada dua perbaikan. Datanya sudah terjadi, jadi pakai past tense: increased. Angka 10% adalah besarnya kenaikan, jadi taruh by di depannya.

Recap email setelah meeting

Selesai meeting dengan klien atau tim lintas divisi, kirim recap singkat lewat email. Isinya keputusan dan action items, supaya semua orang pulang dengan pemahaman yang sama, bukan dengan versinya masing-masing.

Subject: Recap – Q3 Marketing Plan meeting (8 July) Hi everyone, Thanks for joining today's meeting. Here's a quick recap: Decisions: - We will focus on TikTok and Instagram Reels in Q3. - The Bandung event is moved to September. Action items: - Tom: send the new budget plan by Friday, 11 July. - Lisa: book the venue in Bandung by 18 July. Please let me know if I missed anything. Best, Rina

Tips:

Tutup dengan Please let me know if I missed anything. Kalimat ini mengundang koreksi, jadi salah paham ketahuan sekarang, bukan seminggu kemudian saat tugasnya sudah terlewat.

Contoh tulisan yang bisa kamu tiru

Situasi:

Kamu Rina, memimpin meeting persiapan pameran dagang (trade fair) di JIExpo bersama tim. Hasil meeting: (1) booth ukuran 3 x 6 m disetujui, (2) total budget Rp 75 juta, (3) Andre memesan desain booth ke vendor paling lambat Rabu, (4) Lia menyiapkan 500 brosur paling lambat 25 Agustus, (5) meeting berikutnya Senin depan jam 10.00. Tulis recap email ke tim.

Subject: Recap – JIExpo trade fair prep meeting Hi team, Thanks for joining today's meeting. Here's a quick recap: Decisions: - We will book a 3 x 6 m booth. - The total budget is Rp 75 million. Action items: - Andre: order the booth design from the vendor by Wednesday. - Lia: prepare 500 brochures by 25 August. Next meeting: Monday, 10 a.m., in the small meeting room. Please let me know if I missed anything. Best, Rina

Cek sebelum kirim:

Subject menyebut Recap + nama meeting
Kalimat pembuka berterima kasih
Keputusan dan action items dipisah dalam poin
Setiap action item jelas: siapa – apa – kapan
Penutup: Please let me know if I missed anything.

Kalimat untuk dilatih

Thanks for joining today's meeting. Here's a quick recap. Tom will send the budget plan by Friday.

Kosakata penting

Kata / frasa	Arti	Contoh kalimat
minuteskata benda	notulen rapat	Who is taking the minutes today?
attendeeskata benda	peserta yang hadir	All attendees received the agenda yesterday.
agendakata benda	daftar topik rapat	The first item on the agenda is the budget.
action itemkata benda	tugas tindak lanjut	Each action item needs an owner and a deadline.
recapkata benda	ringkasan singkat	Here's a quick recap of today's meeting.
key takeawaykata benda	poin utama	The key takeaway is that we need a bigger budget.
chairkata kerja	memimpin (rapat)	Rina will chair the meeting on Tuesday.
increase byfrasa	naik sebesar	Sales increased by 12% last quarter.
compared tofrasa	dibandingkan dengan	Costs are lower compared to last year.
in summaryfrasa	singkatnya, kesimpulannya	In summary, the campaign was a success.

Ringkasan

Notulen berisi keputusan dan action items (Nama to verb … by kapan), bukan transkrip.
BLUF: kesimpulan atau angka utama di kalimat pertama. Pakai by untuk selisih (increased by 12%) dan to untuk angka akhir (grew to 25,000).
Discuss tanpa about. Tutup recap dengan Please let me know if I missed anything.

Latihan langsung, gratis

Latih langsung di aplikasi: soal dengan pembahasan, rekam suaramu, dan cek tulisanmu dengan Gogo Check. Gratis, bisa offline.

Buka latihan di aplikasi