Email & Tulisan Kerja Bahasa Inggris: Chat Kerja yang Jelas
Business WritingClear Work Chat
Setelah lesson ini kamu bisa menulis chat kerja di WhatsApp atau Teams yang singkat, sopan, dan langsung bisa dibalas, lalu menutup urusan dengan balasan yang jelas.
Satu pesan, langsung lengkap
Banyak urusan jadi lambat karena satu kebiasaan: kirim Hi atau "P" dulu, lalu menunggu dibalas sebelum menyebut keperluan. Saat rekanmu akhirnya membalas, giliran kamu yang sedang rapat. Urusan lima menit pun makan setengah hari.
Kirim salam, konteks, dan permintaan sekaligus dalam satu pesan, seperti contoh di bawah.
Coba ingat waktu memesan nasi kotak untuk rapat lewat WA. Kalau kamu cuma mengirim "Bu?", Bu Wati dari katering baru membalas "Ya, Kak?" sejam kemudian, dan pesananmu belum juga tercatat. Pesan "Bu, nasi kotak dua puluh, Jumat jam dua belas, diantar ke kantor ya" bisa langsung diproses. Chat kerja juga begitu: salam, konteks, dan permintaan dikirim sekaligus, supaya rekanmu bisa segera bertindak.
Kesalahan umum: Hi, can I ask something? → Hi Sari, has the March invoice from PT Sinar been paid? The vendor is asking.
Can I ask something? membuat Sari harus membalas dulu, padahal dia belum tahu pertanyaannya. Langsung tulis pertanyaanmu lengkap dengan konteksnya, supaya urusannya selesai dalam sekali balas.
Ke atasan atau rekan senior di kantor Indonesia, sapaan Hi Pak Hadi atau Good morning, Bu Wati tetap lazim. Yang penting, keperluannya ikut di pesan yang sama.
Satu pesan, satu urusan
Pesan panjang yang berisi lima hal sekaligus biasanya hanya dijawab separuhnya. Pisahkan urusan yang berbeda ke pesan yang berbeda. Ada beberapa pertanyaan untuk orang yang sama? Beri nomor, supaya dia bisa menjawab per nomor.
Taruh intinya di baris pertama. Notifikasi HP hanya menampilkan potongan awal pesan, dan dari situ orang memutuskan membalas sekarang atau nanti.
- Could you check the price list before the client call?Bisa tolong cek daftar harganya sebelum call dengan klien?
- Is the meeting still on for this afternoon?Rapat sore ini tetap jadi?
- Can you send me the latest version by noon?Bisa kirim versi terbarunya ke saya paling lambat jam dua belas siang?
Mengirim chat di luar jam kerja? Tambahkan No need to reply tonight, supaya penerimanya tidak merasa harus membalas saat itu juga.
Singkat, tapi tidak ketus
Chat memang singkat, tapi singkat tidak sama dengan ketus. Pesan tanpa salam dan tanpa please bisa dibaca sebagai perintah, apalagi oleh rekan dari luar negeri. Sebaliknya, gaya surat resmi membuat chat jadi panjang dan kaku. Ambil jalan tengahnya: kalimat pendek plus satu kata pelunak.
| Terlalu ketus | Pas untuk chat kerja | Terlalu kaku untuk chat |
|---|---|---|
| Send the file. | Could you send me the file? | I would like to kindly request the file at your earliest convenience. |
| Why no reply? | Just checking: did you see my message? | I am writing to follow up regarding my previous message. |
| Call me. | Are you free for a quick call? | Would it be possible to arrange a telephone discussion? |
| Wrong file. | I think this is the old version. Could you send the new one? | Please be informed that the file you sent is incorrect. |
Kesalahan umum: Sorry Pak, sorry to bother you, maybe if you have time you can check my file? → Hi Pak Hadi, could you check my file when you have a moment?
Maaf yang bertumpuk dan maybe membuat permintaanmu kabur, sampai atasan ragu kamu benar-benar butuh bantuan. Satu pelunak seperti when you have a moment sudah cukup sopan.
Pelunak yang paling sering dipakai di chat: Quick question:, When you have a moment, No rush, but…, dan Thanks! di akhir. Satu atau dua per pesan sudah cukup.
Membalas & menutup urusan
Balasan Ok saja sering membuat pengirim ragu: kamu sudah baca, setuju, atau akan mengerjakannya? Sebut tindakanmu dan kapan, misalnya Will do. I'll send it after lunch.
Setelah tugasnya beres, kabari tanpa menunggu ditanya. Kebiasaan ini disebut closing the loop: atasanmu tidak perlu menagih, karena kabarnya datang sendiri.
| Frasa | Arti | Kapan dipakai |
|---|---|---|
| Got it, thanks! | paham, terima kasih | menerima info atau instruksi |
| Will do. | siap, akan saya kerjakan | menerima tugas |
| On it! | sedang saya kerjakan | tugasnya langsung kamu mulai |
| Done! I've sent it. | sudah beres | menutup urusan (closing the loop) |
| FYI | sekadar info (for your information) | info tanpa perlu tindakan |
| Heads-up: | pemberitahuan awal | supaya pembaca bersiap |
| EOD | akhir jam kerja (end of day) | tenggat hari ini |
Kesalahan umum: Already send, Pak. → Done, Pak. I've sent it to Bu Wati.
Send masih bentuk dasar, jadi already send belum menunjukkan bahwa kirimannya sudah terjadi. Pakai I've sent it, atau cukup Sent!
Di grup yang ramai, tag orang yang kamu butuhkan (@Rina) dan balas lewat fitur reply atau thread. Dengan begitu, pertanyaanmu tidak tenggelam di antara puluhan pesan lain.
Contoh tulisan yang bisa kamu tiru
Situasi:
Kamu Dimas, staf marketing. Kamu butuh data penjualan bulan lalu dari rekanmu, Kevin (tim sales), untuk presentasi ke klien besok pagi. Tulis dua pesan WhatsApp dalam English: (1) permintaan yang lengkap dalam satu pesan, dengan tenggat jam 15.00 hari ini, dan (2) balasan setelah Kevin mengirim datanya dan kamu sudah memasukkannya ke slide.
Cek sebelum kirim:
- Pesan pertama memuat salam, konteks, dan permintaan sekaligus (tanpa P atau Are you there?)
- Satu permintaan yang jelas, lengkap dengan tenggat dan alasannya
- Ada pelunak (Could you…? / Thanks!) tanpa gaya surat resmi
- Pesan kedua menutup urusan (Got them, thanks! / I've added…)
- Tanpa singkatan yang terlalu santai seperti u, pls, atau thx
Kalimat untuk dilatih
- Hi Kevin, quick question about the Surabaya order. Can we deliver it on Friday instead of Thursday?
Kosakata penting
| Kata / frasa | Arti | Contoh kalimat |
|---|---|---|
| quick questionfrasa | pertanyaan singkat | Quick question: is the meeting still on? |
| heads-upkata benda | pemberitahuan awal | Just a heads-up: the client is coming early today. |
| FYI (for your information)frasa | sekadar info | FYI, the office closes early on Friday. |
| no rushfrasa | tidak perlu buru-buru | No rush, but could you check it this week? |
| when you have a momentfrasa | kalau kamu ada waktu sebentar | Could you call me when you have a moment? |
| will dofrasa | siap, akan saya kerjakan | Will do. I'll send it after lunch. |
| on itfrasa | sedang saya kerjakan | On it! I'll update you before the meeting. |
| tagkata kerja | menandai (orang di chat) | Tag Rina so she sees the message. |
| threadkata benda | utas balasan di chat | Please reply in the thread so the main chat stays clean. |
| EOD (end of day)frasa | akhir jam kerja hari ini | Can you send me the numbers by EOD? |
Ringkasan
- Kirim salam, konteks, dan permintaan dalam satu pesan. Jangan cuma Hi, "P", atau Can I ask something? lalu menunggu.
- Satu pesan untuk satu urusan, intinya di baris pertama. Banyak pertanyaan untuk orang yang sama? Beri nomor.
- Singkat tapi sopan: Could you…?, when you have a moment. Balas dengan tindakan (Will do. I'll…), lalu tutup urusannya: Done! I've sent it.
Latihan langsung, gratis
Latih langsung di aplikasi: soal dengan pembahasan, rekam suaramu, dan cek tulisanmu dengan Gogo Check. Gratis, bisa offline.
Buka latihan di aplikasi