Email & Tulisan Kerja Bahasa Inggris: Minta Approval & Proposal Singkat

Business WritingRequests for Approval & Short Proposals

Setelah lesson ini kamu bisa meminta approval atasan dan menulis proposal singkat yang mudah disetujui: apa yang diminta, kenapa, berapa biayanya, dan kapan keputusannya dibutuhkan.

Minta approval: apa, kenapa, berapa, kapan

Atasan biasanya membaca email approval di sela rapat, sering hanya lewat HP. Permintaan yang cepat disetujui menjawab empat hal, dimulai dari permintaannya sendiri di kalimat pertama:

What: apa yang perlu disetujui
Why: alasan atau manfaatnya
Cost & details: biaya, tanggal, sumber anggaran
When: kapan keputusan dibutuhkan, dan kenapa

Tutup dengan langkahmu berikutnya kalau disetujui: If you approve, I'll register everyone today.

Subject: Approval needed: Excel training for 5 staff (Rp 7.5 million) Hi Bu Wati, Could you approve an online Excel course for five people on the finance team? It will help us prepare the monthly report two days faster. Details: - Dates: 12–13 June - Cost: Rp 7.5 million in total (Rp 1.5 million per person) - Budget: Q2 training budget The early-bird price ends this Friday, so could you let me know by Thursday? If you approve, I'll register everyone the same day. Thanks, Dimas

ANALOGI GOGO

Ingat surat izin study tour dari sekolah? Isinya lengkap: tujuan, tanggal, biaya, batas pengumpulan, plus kolom "mengizinkan / tidak mengizinkan". Orang tua cukup membaca sekali, lalu tanda tangan. Email minta approval juga begitu: sebut apa yang diminta, alasannya, biayanya, dan kapan jawabannya dibutuhkan, supaya atasan bisa memutuskan tanpa bertanya balik.

Kesalahan umum: Need approval for the training ASAP. Thanks. → Could you approve the Excel training (Rp 7.5 million) by Thursday? The early-bird price ends on Friday.

Versi pertama tidak menyebut pelatihan yang mana, berapa biayanya, atau kenapa harus cepat. Sebut angkanya dan alasan tenggatnya, supaya atasan bisa memutuskan sekali baca.

Frasa untuk minta approval

Minta approval cukup dengan bahasa yang sopan dan langsung. Tidak perlu Please kindly approve: kalimat tanya dengan Could you…? sudah sopan. Tenggat yang jelas membuat atasan tahu kapan harus menjawab.

Bagian	Frasa	Catatan
Subject	Approval needed: … / For approval: …	kata kuncinya di depan
Meminta (email)	Could you approve …? / I'd like your approval for …	langsung di kalimat pertama
Meminta (chat)	Is it okay if I …? / Can I go ahead with …?	untuk hal kecil yang perlu cepat
Tenggat	Could you let me know by Thursday? The offer ends on Friday.	tenggat + alasannya
Langkah berikutnya	If you approve, I'll book it today.	atasan tahu apa yang terjadi kalau setuju
Setelah disetujui	Thanks for approving this. I'll send the invoice to Finance.	tutup urusannya

Kesalahan umum: Waiting your approval, Pak. → Could you let me know by Thursday, Pak?

Wait butuh for: waiting for your approval. Tapi kalimat menunggu tidak memberi tenggat apa pun. Lebih jelas kalau kamu langsung minta keputusan: Could you let me know by Thursday?

Tips:

Untuk hal kecil, misalnya tukar jadwal shift atau beli tinta printer, approval lewat chat sudah cukup: Is it okay if I swap shifts with Agus on Friday? Untuk biaya besar, pakai email supaya ada catatannya.

Proposal singkat: dari masalah ke usulan

Proposal singkat adalah usulan perubahan dalam satu email atau satu halaman. Urutannya: masalah → usulan → manfaat → biaya → langkah berikutnya. Mulai dari masalah yang juga dirasakan atasanmu, lalu tunjukkan usulanmu sebagai jalan keluarnya. Angka membuat usulan lebih mudah dipercaya, jadi sebut jam yang dihemat atau biaya yang turun.

Subject: Proposal: e-invoicing to cut late payments Problem: We send about 300 paper invoices a month. One in ten arrives late, so clients pay late. Proposal: Switch to an e-invoicing app from July. Benefits: Invoices arrive the same day, and we save about Rp 3 million a month on printing and courier costs. Cost: Rp 1.2 million a month. Next step: If you agree, I'll start a free one-month trial next week.

Kesalahan umum: I suggest to use an e-invoicing app. → I suggest using an e-invoicing app. / I suggest that we use an e-invoicing app.

Setelah suggest, kata kerjanya tidak memakai to. Pakai -ing (suggest using) atau suggest that we + kata kerja dasar (suggest that we use).

Beri pilihan, lalu rekomendasikan

Atasan lebih cepat memutuskan kalau kamu menyiapkan dua atau tiga pilihan, lengkap dengan untung-ruginya. Jangan berhenti di Which one do you prefer, Pak? Kamu yang paling paham detailnya, jadi sebut rekomendasimu beserta alasannya.

ANALOGI GOGO

Buka aplikasi operator untuk beli kuota. Biasanya ada tiga paket berjejer, lengkap dengan harga dan isinya, dan satu diberi label Rekomendasi. Kamu tetap bebas memilih, tapi label itu membuatmu cepat memutuskan. Proposal juga begitu: tampilkan pilihannya, lalu sebut mana yang kamu sarankan dan kenapa. Keputusan tetap di tangan atasan, kamu cuma memudahkannya.

Option A is cheaper, but delivery takes two weeks.Opsi A lebih murah, tapi pengirimannya dua minggu.
I recommend Option B because it arrives before the launch.Saya menyarankan Opsi B karena barangnya tiba sebelum peluncuran.
The main risk is the short timeline.Risiko utamanya adalah waktu yang mepet.
Happy to discuss this on a quick call.Saya siap membahasnya lewat call singkat.

Tips:

Pakai I recommend… atau I'd suggest… untuk menyebut pilihanmu. Tambahkan satu risiko yang jujur (The main risk is…), karena atasan lebih percaya pada proposal yang tidak menyembunyikan kekurangannya.

Contoh tulisan yang bisa kamu tiru

Situasi:

Kamu Nadia, staf HR. Kamu ingin mendaftarkan 6 staf finance ke pelatihan Excel online. Biayanya Rp 1,2 juta per orang (total Rp 7,2 juta), diambil dari anggaran training Q3. Harga promonya berakhir Jumat. Tulis email ke atasanmu, Pak Hadi, untuk minta approval.

Subject: Approval needed: Excel training for 6 finance staff (Rp 7.2 million) Hi Pak Hadi, Could you approve an online Excel training course for six people on our finance team? Right now they spend about two days a month copying data by hand. The course covers formulas and pivot tables, so they can finish the monthly report faster. Details: - Cost: Rp 1.2 million per person, Rp 7.2 million in total - Budget: Q3 training budget - Format: online, two half-day sessions The promo price ends this Friday, so could you let me know by Thursday? If you approve, I'll register everyone the same day. Thanks, Nadia

Cek sebelum kirim:

Subject diawali Approval needed: atau For approval:
Permintaan muncul di kalimat pertama (Could you approve…?)
Ada alasan atau manfaat pelatihannya
Detail biaya per orang, total, dan sumber anggaran, dengan desimal gaya English (Rp 1.2 million)
Tenggat beserta alasannya, lalu langkahmu kalau disetujui (If you approve, I'll…)

Kalimat untuk dilatih

Could you approve the Excel training by Thursday? The early-bird price ends on Friday.

Kosakata penting

Kata / frasa	Arti	Contoh kalimat
approvalkata benda	persetujuan	We need your approval by Thursday.
approvekata kerja	menyetujui	Could you approve the new schedule?
proposalkata benda	usulan, proposal	I've attached a short proposal for the new system.
proposekata kerja	mengusulkan	I'd like to propose a new delivery schedule.
optionkata benda	pilihan	We have two options for the venue.
recommendkata kerja	merekomendasikan, menyarankan	I recommend the second option.
benefitkata benda	manfaat	The main benefit is faster delivery.
costkata benda	biaya	The total cost is fifteen million rupiah.
go ahead (with)frasa	lanjut, mulai mengerjakan	Can I go ahead with the booking?
pendingkata sifat	masih menunggu (keputusan)	The request is still pending.

Ringkasan

Email approval: permintaan di kalimat pertama, lalu alasan, biaya dan detail, tenggat beserta alasannya, dan langkahmu kalau disetujui (If you approve, I'll…).
Proposal singkat: masalah → usulan → manfaat → biaya → langkah berikutnya. Beri pilihan, lalu sebut rekomendasimu (I recommend…).
Hafalkan polanya: suggest using atau suggest that we use (tanpa to), dan waiting for your approval.

Latihan langsung, gratis

Latih langsung di aplikasi: soal dengan pembahasan, rekam suaramu, dan cek tulisanmu dengan Gogo Check. Gratis, bisa offline.

Buka latihan di aplikasi